Gestion du temps, seulement un problème d’outils et de priorisation des tâches ?

Premier article d’une série qui concerne la gestion du temps en entreprise. Un sujet qui me tient à cœur et qui me semble d’actualité dans ce monde qui va tellement vite. La société moderne est de plus en plus informatisée, automatisée, assistée par tout un tas de solutions modernes. On vit dans un monde où tout est fait pour gagner du temps en apparence.Gagner du temps

Le manque de temps, un paradoxe moderne

Le smartphone est l’exemple parfait. Il tient dans la poche, permet de passer des appels en 3 clics, il donne accès à son carnet d’adresse aussi vite. Il offre la possibilité d’accéder à ses courriers électroniques professionnels et personnels en temps réel, de gérer son agenda pour ne pas perdre une minute. Il sert aussi de GPS pour éviter de perdre quelques précieuses minutes sur la route. Et je n’ai cité que les fonctionnalités principales. Quelle efficacité pour un si petit appareil ! Un vrai gain de temps, non ?

Mais au fait, vous en faites quoi de tout ce temps gagné ? Vous devez en avoir des moments libres. Vous vous embêtez pas trop ça va ?

Pourtant c’est marrant, ça fait bien longtemps que je n’ai pas entendu quelqu’un se plaindre d’avoir trop de temps libre. C’est plutôt l’inverse, non ? Ah… vous aussi vous trouvez que huit heures par jour c’est insuffisant pour accomplir la quantité astronomique de tâches qui vous attendent au bureau ? Pour répondre à tous les e-mails ? Vous aimeriez avoir un meilleur équilibre de vie, passer moins de temps au travail et plus de temps avec votre famille ?

Quel paradoxe ! Tout le monde court sans jamais s’arrêter. Tout le monde manque de temps, que se soit au boulot ou dans sa vie perso alors que nous n’avons jamais eu autant de solutions pour « gagner » du temps.

« Oh put*** c’était mieux avant ! « 

Non, ce n’est qu’un biais cognitif ça ! Blague à part, qui s’est déjà demandé comment on faisait avant, sans smartphone, sans tablette, sans PC portable ?

Maintenant qu’on a constaté ce paradoxe, on peut se demander après quoi tout le monde court. Et comment faire pour mieux gérer son temps, pour gagner de précieuses heures ou surtout pour arrêter d’en perdre. Non, je ne vais pas vous proposer la dernière application à la mode, par contre je vais vous demander de dépoussiérer un outil de haute technologie trop souvent laissé à l’abandon de nos jours, le cerveau !

Je manque de temps au quotidien, comment faire ?

Vaste sujet ! Vous allez le voir, dans cette série d’articles, il ne s’agit pas de vous fournir une solution de gestion miraculeuse, un outil de plus à votre arsenal de gadgets pour vous faire gagner 5 min et en perdre 10. Pour ça, il existe déjà les stores applicatifs sur vos smartphones, si vous y croyez encore, allez les tester. Il sera toujours temps de revenir sur cet article après.

Ici, je vous propose au contraire de bousculer vos habitudes de gestion de votre temps. Et surtout, je vous propose de changer votre façon de penser, de changer d’angle de vue pour reconsidérer certaines choses. Il s’agit d’une démarche pour vous aider à mettre en place une solution qui correspond à vos problèmes et en adéquation avec vos possibilités.

« Eh ouais, va falloir bosser un peu les mecs ! (et les filles aussi) Fini le mode passif où on essaie de combler nos failles par un outil technologique »

Gestion de son agenda, révision des priorités, amélioration de son organisation, est-ce le seul problème ?

Dans le monde professionnel, on a une solution toute trouvée. Quand vous avez un problème et que votre employeur est sympa il vous paye une formation.

Le raisonnement est simple et semble efficace. Je n’ai pas la compétence, je me forme, donc j’ai la connaissance. Et si j’ai la connaissance, j’ai la compétence. Simple, non ?

Et pourtant, si on prenait le temps de mesurer l’efficacité, on verrait que ce n’est pas qu’une question de connaissance. C’est un bon début mais c’est loin d’être suffisant pour être performant dans la majorité des cas. Tout le monde connait quelques règles simples sur la gestion du temps, pourtant combien de personnes gèrent VRAIMENT efficacement leur temps ?

Petite aparté : on pourrait d’ailleurs faire le même constat sur d’autres types de formation. Combien de managers ont suivi des formations en management ? Sûrement beaucoup. Et vous en connaissez combien qui incarnent vraiment le management ? le leadership ? Ou encore qui suscitent l’approbation de leur personnel, qui sont bons communicants, qui aident leur équipe à développer son potentiel. Personnellement, en 10 ans d’entreprise, j’ai dû en connaitre 2. De mon point de vue c’est un triste constat, on est resté bloqué dans les années 80 mais ce sujet fera l’objet d’une série d’articles également.

Bref, la formation, c’est pas la panacée mais pour le moment on a rien de mieux. Alors si c’est pas un problème de connaissance, c’est quoi ?

Parlons rapidement des trois piliers de la compétence : le « savoir », le « savoir faire », le « savoir être ».

Pour le savoir, il faut acquérir la connaissance, on vient d’en parler. Mais c’est pas suffisant dans de nombreux cas même si on connaît tous des exceptions.

Pour le savoir-faire, il s’agit d’une question de temps et de pratique. Rien de nouveau jusqu’ici. La formation peut aider si elle comporte beaucoup de pratique (ce qui est plus le cas des formations longues), après il s’agit de faire son expérience.

Et le savoir-être alors ? On en parle peu en entreprise, il est souvent considéré comme invariable et comme dépendant de la personnalité de chacun voir de sa maturité. En gros, il faut se débrouiller avec et on pense qu’on ne peut pas y faire grand chose.

Pourtant, aviez-vous remarqué à quel point ce savoir-être peut venir saboter l’utilisation du savoir acquis. Exprimé autrement, je peux avoir les meilleurs connaissances du monde sur la gestion de mon agenda, si y’a un truc qui cloche du côté de mon savoir-être je ne vais pas pouvoir exploiter ces outils correctement. Au mieux je vais faire les choses à moitié, voir me saboter avant d’atteindre mon but. Au pire, je vais échouer totalement.

La première fois que j’ai commencé à voir les choses sous cet angle, ça m’a fortement dérangé : « Comment ça, vous voulez dire que ce n’est pas de la faute des autres (mon chef, ma société, le monde moderne, le manque de ressources humaines et financières) si je manque de temps pour faire mon travail ? Moi, je suis responsable de ça ? C’est une blague ? « 

J’espère que je vous laisse un peu sur votre faim, au menu des prochains articles, nous verrons ce que je mets concrètement derrière le savoir-être, en quoi il peut poser problème pour certaines compétences et en particulier la gestion du temps, et enfin comment travailler ce point qui est un levier aussi puissant qu’ignoré pour gagner du temps.

Pour la partie connaissance, d’autres articles aborderont l’organisation de votre agenda, la gestion de vos e-mails et des solutions pour diminuer les nombre de tâches.